1. Zowel het logo als de benaming van VOKA OPEN BEDRIJVENDAG zijn beschermd. Dit betekent onder meer dat de deelnemende bedrijven het enkel binnen het kader van de organisatie en op de voorgeschreven wijzen mogen gebruiken. Hetzelfde geldt voor alle overige ontwerpen en concepten in het kader van de organisatie.

2. De onderschrijving van het online inschrijvingsformulier of de bevestiging van inschrijving per mail impliceert in hoofde van de deelnemende bedrijven kennisname van en akkoord met de algemene voorwaarden. Op elk moment heeft de organisatie het recht om een inschrijving te weigeren als het bedrijf niet aan het concept beantwoordt of als het de algemene voorwaarden en spelregels niet wil respecteren.

3. Door zich in te schrijven verbindt het bedrijf er zich toe, aansluitend op de organisatie van Voka Open Bedrijvendag binnen haar onderneming, de uitdrukkelijke link te leggen met de organisatie Studio Aperi Negotium NV(handeldrijvend onder de benaming Voka Open Bedrijvendag) in al haar communicatie rond haar opendeur en/of virtuele deelname.. Het deelnemende bedrijf verbindt er zich eveneens toe enkel de door de organisatie Studio Aperi Negotium NV ter beschikking gestelde materialen te gebruiken als communicatiemiddel en onder geen enkel beding (behalve bij uitzonderlijke toestemming) eigen ontwerpen hiervoor aan te wenden. Dit om een uniforme aanpak toe te laten die zowel in het belang van alle deelnemers als van het evenement is. De deelnemende bedrijven zijn verantwoordelijk voor het correcte gebruik en verwijdering na het evenement van de ter beschikking gestelde materialen.

4. Studio Aperi Negotium NV is in geen geval aansprakelijk voor eventuele ongevallen. Voor de volledige organisatie binnen de bedrijfsgrenzen, en eventueel daarbuiten in geval van organisatie van bijkomende activiteiten op initiatief van het bedrijf, dient het bedrijf zich ten allen tijde voldoende te verzekeren, door ofwel een bijzondere verzekering af te sluiten ofwel een bevestiging te kunnen voorleggen dat de organisatie gedekt is door de bestaande bedrijfsverzekering.

5. De inschrijving op zich is definitief vanaf de ondertekening van het online inschrijvingsformulier. Indien een bedrijf wenst af te zien van deelname, zal alsnog het volledige deelnamebedrag gefactureerd en betaald moeten worden. De deelname kan niet verschoven worden naar volgende edities. Ook wat betaald werd kan niet aangewend worden voor een volgende deelname.
5a. De factuur kan slechts binnen de acht dagen na factuurdatum worden geprotesteerd per aangetekend schrijven.
5b. Indien binnen het kader van de organisatie goederen geleverd worden of diensten gepresteerd die gebreken vertonen, dient desaangaande onmiddellijk en uitgebreid een schriftelijk protest binnen de 48 uur na levering te gebeuren. Leverings- en organisatiedata zijn louter indicatief en binden Studio Aperi Negotium NV niet. Eventuele wijzigingen geven geen recht op terugbetaling en/of schadevergoeding.

5c. De deelname wordt behoudens andersluidende overeenkomst als volgt gefactureerd:

Voor een inschrijving van een virtuele deelname wordt het deelnamebedrag 14 kalenderdagen na inschrijving voor 100% gefactureerd. 

Volgende regels gelden voor een inschrijving van een fysieke deelname: 

a) Bij elke inschrijving wordt het deelnamebedrag 14 kalenderdagen na inschrijving voor 100% gefactureerd. 

5d. Bij gebrek aan betaling van de facturen op vervaldatum, is van rechtswege en zonder enige ingebrekestelling een verwijlintrest van 12%/jaar verschuldigd. Daarenboven is een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd gelijk aan 10% van het factuurbedrag, met een minimum van € 125 en een maximum van € 2500 voor de veroorzaakte administratieve kosten. Het trekken van een wissel geldt nooit als schuldvernieuwing.

5e. De levering van de materialen van het standaardpakket is inbegrepen in de deelnameprijs van een fysieke deelname. De materialen worden slechts geleverd bij betaling van alle openstaande facturen. De terugname van de te recupereren materialen gebeurt door Studio Aperi Negotium NV nadat Open Bedrijvendag heeft plaatsgevonden. Beschadigde of verloren materialen worden aangerekend.

6. In het kader van het project Open Bedrijvendag, kan het deelnemende bedrijf een goed doel steunen. Dit goede doel wordt door het bedrijf op vrijwillige basis gekozen en moet een sociaal of caritatief, en niet-commercieel en/of niet-politiek karakter hebben. Studio Aperi Negotium NV kan onder geen enkel beding aansprakelijk gesteld worden voor eventuele problemen tussen het bedrijf en haar gekozen goed doel.

7. Studio Aperi Negotium NV behoudt zich het recht voor om naast de organisatie van het lokale of algemene goede doel binnen de deelnemende bedrijven op Voka Open Bedrijvendag een of meerdere activiteiten op te zetten dan wel deze te ondersteunen. De deelnemer verplicht zich tot deelname aan de door de organisatie georganiseerde activiteiten in het kader van Voka Open Bedrijvendag, behoudens in die gevallen waarin deze strijdig zouden zijn met het algemeen belang van de deelnemer. Verkoop en/of veiling binnen het kader van Voka Open Bedrijvendag kan slechts na voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie, zonder dat deze toelating evenwel ooit enige aansprakelijkheid op welk vlak dan ook zou kunnen impliceren in hoofde van Studio Aperi Negotium NV.

8. In geval de organisatie beslist dat het evenement door overmacht afgelast wordt, kunnen de deelnemende bedrijven geen aanspraak maken op enige schadevergoeding van de organisatie.

9. Het deelnemende bedrijf aanvaardt dat de organisatie de namen en logo’s van de partners en sponsors van het evenement op alle documenten en ook de dag zelf in de onderneming kan profileren.

10. Eventuele betwistingen betreffende de toepassing en/of interpretatie van deze algemene voorwaarden dienen voorgelegd te worden aan de rechtbank bevoegd voor de plaats waar de zetel van Studio Aperi Negotium NV is gevestigd.

11. Voor een all-in pakket met advies en begeleiding, promotiematerialen en een mediacampagne betaal je een deelnameprijs op basis van het aantal werknemers binnen je bedrijf. Concreet gaat het om het aantal actieve mensen die werkzaam zijn op de deelnemende site, los van statuut, zowel voltijds als deeltijds en dit op de dag van inschrijving. Voka Open Bedrijvendag en haar aandeelhouders Voka en Roularta Media Group behouden zich het recht voor dit aantal te controleren. 

12. Voor éénmanszaken: WET OP DE PRIVACY van 8 december 1992: Uw gegevens worden opgenomen in ons bestand om u op de hoogte te houden van onze promoties doch kunnen tevens worden gebruikt om door te geven aan onze partners en sponsors met het oog op aangepaste direct marketing acties.

13. VIRTUAL TOUR

De virtuele rondleiding van een deelnemend bedrijf aan de Open Bedrijvendag zal worden geproduceerd en gehost via Poppr, een bedrijf gespecialiseerd o.m. in virtual reality en dit op een professionele, nauwgezette manier en volgens de regels van de kunst en in overeenstemming met hun algemene voorwaarden, consulteer via de link:  www.poppr.be/nl/terms-and-conditions.

Na oplevering wordt de virtuele rondleiding exclusief geïntegreerd en dit gedurende 1 jaar, op het ‘Voka Open Bedrijvendag Virtueel Platform’ en kan in geen geval door het deelnemend bedrijf op een ander, desgevallend gelijkaardig platform geplaatst worden tenzij het deelnemende bedrijf hiervoor de nodige toestemming verkrijgt.

De url van de virtuele rondleiding wordt ter beschikking gesteld aan het deelnemend bedrijf en kan onbeperkt gebruikt worden gedurende de editie, mag niet doorverkocht worden en moet in zijn originele vorm blijven. Nadien kan het deelnemend bedrijf opteren om te blijven staan op het ‘Voka Open Bedrijvendag Virtueel platform’ mits het betalen van een vergoeding voor hosting & onderhoud en 360° mediacampagne, dat jaarlijks wordt aangeboden.

In het kader van een virtuele deelname, doet het deelnemende bedrijf afstand van Portretrechten. Hierbij verklaart het deelnemend bedrijf dat alle rechten die voortvloeien uit de realisatie van de virtuele rondleiding , waaronder eventuele auteursrechten en portretrechten, volledig worden overgedragen aan Studio Aperi Negotium Nv. Een latere aanspraak met betrekking tot de genoemde rechten die op deze 360 foto’s/afbeeldingen van toepassing zijn, is bijgevolg nietig.